Creșterea în HoReCa vine cu o provocare mai puțin vizibilă: complexitatea operațională. Pe măsură ce un grup se extinde, sistemele care funcționau devin limitative, iar lipsa de integrare începe să afecteze viteza, consistența și capacitatea de a lua decizii.

Povestea colaborării dintre Bitsoft și City Grill Group arată cum un parteneriat început în 2011 a evoluat de la implementarea soluțiilor Oracle către construirea unui ecosistem digital complet, care susține astăzi creșterea accelerată a grupului.

Când creșterea pune presiune pe sistemele existente

City Grill Group, fondat în 2004, este un jucător major în industria hospitality din România, operând un portofoliu divers de restaurante, cafenele, spații de evenimente și proiecte hoteliere. Grupul reunește branduri emblematice precum Caru’ cu Bere, Hanu’ lui Manuc, Hanu’ Berarilor, Pescăruș, City Grill și Buongiorno, alături de nume mai recente precum Aubergine și Marty Restaurants.

Acest portofoliu funcționează ca un ecosistem integrat, în care fiecare brand are identitate proprie, dar aceeași nevoie: consistență operațională și o experiență relevantă pentru client.

Parteneriatul cu Bitsoft a început în 2011, odată cu implementarea soluțiilor Oracle Micros și Materials Control, care au susținut operațiunile grupului în fazele inițiale de dezvoltare.

Încă de la început, obiectivul a fost același: construirea unei infrastructuri capabile să susțină creșterea.

Însă, pe măsură ce portofoliul s-a extins și businessul a devenit tot mai dinamic, această complexitate a început să apese direct pe infrastructura tehnologică. Sistemele existente funcționau, dar nu mai țineau pasul cu ritmul businessului. Datele erau fragmentate, raportarea venea cu întârziere, iar fiecare decizie importantă necesita efort manual de agregare și interpretare.

Într-un business în care viteza și consistența sunt critice, acest tip de limitare devine rapid un blocaj.

Momentul de cotitură: de la implementare la platformă

În 2016, împreună cu echipa City Grill, am făcut următorul pas strategic: migrarea către Breeze.

Decizia nu a fost despre înlocuirea unui POS cu altul, ci despre schimbarea modului în care funcționează întregul business. Alegerea unei soluții cloud a însemnat, în primul rând, acces la date în timp real, indiferent de locație. Dar poate mai important, a deschis posibilitatea de a construi un sistem coerent, în care toate componentele comunică între ele.

Interfața modernă și operarea pe tabletă au adus un upgrade vizibil în experiența echipelor din restaurant, însă adevărata valoare a venit din spate: din felul în care datele au început să circule și să se transforme în insight-uri.

Construirea unui ecosistem

După implementarea Breeze POS, transformarea a continuat în mod natural către integrarea tuturor zonelor critice din operațiuni.

Inventory-ul a fost migrat către KeepAPP, eliminând dependența de un sistem ajuns la final de viață și oferind un control mult mai precis asupra costurilor. În paralel, bucătăriile au fost optimizate prin KDS, iar zona de comenzi digitale a fost extinsă prin eCommerce și ServUs.

Ulterior, ecosistemul a fost completat cu software-ul de marketing automation, iar recent, experiența din locații a fost extinsă și prin kiosk-uri, în zonele cu trafic ridicat din aeroport.

Rezultatul nu este o colecție de soluții, ci un sistem unificat în care fiecare interacțiune, de la comandă până la analiză, generează date care pot fi folosite mai departe.

Soluțiile implementate includ:

• Breeze POS
• KeepAPP (inventory & cost control)
• KDS (optimizare bucătărie)
• eCommerce
• ServUs (ordering digital)
• Loyalty Mobile App (Out4Food)
• Marketing Automation
• Kiosk

Rezultatul: toate operațiunile rulează într-un ecosistem conectat, cu date unificate.

Vizibilitatea care schimbă modul de luare a deciziilor

Unul dintre cele mai importante efecte ale implementării Breeze este schimbarea modului în care echipele iau decizii.

Înainte, raportarea era în mare parte retrospectivă. Astăzi, managementul are acces în timp real la performanța fiecărei locații, poate compara rezultate între restaurante și poate identifica rapid deviații sau oportunități. Această vizibilitate nu înseamnă doar mai multe date, ci un alt tip de control: unul activ, care permite intervenții rapide și ajustări fine ale operațiunilor.

Într-un grup cu multiple branduri și locații, această capacitate devine un avantaj competitiv real.

Eficiența operațională ca rezultat al integrării

Integrarea sistemelor a redus semnificativ fricțiunile operaționale. Procesele au devenit mai standardizate, erorile s-au diminuat, iar echipele pot lucra mai fluent, fără a naviga între sisteme diferite.

În bucătărie, fluxurile sunt mai clare și mai rapide. În front-of-house, comenzile sunt procesate mai eficient. În back-office, controlul costurilor și al stocurilor este mult mai precis.

Fiecare optimizare în parte este discretă, dar împreună schimbă fundamental modul în care businessul scalează și generează profit.

Loialitatea, transformată în canal de creștere

Una dintre cele mai vizibile zone în care ecosistemul dezvoltat împreună a avut impact este relația cu clientul.

Aplicația Out4Food, dezvoltată pe infrastructura Breeze Loyalty Mobile App, nu este doar un instrument de engagement, ci un canal direct de revenue. Cu 380.000 de utilizatori activi și o contribuție de 28% la veniturile grupului, loialitatea devine un motor real de business.

Mai mult, comportamentul utilizatorilor din aplicație arată clar valoarea personalizării: valoarea medie a bonului este cu aproximativ 20% mai mare comparativ cu clienții care nu folosesc aplicația.

Prin funcționalități precum favorite sau recomandări personalizate, experiența devine mai rapidă, mai relevantă și mai apropiată de așteptările consumatorului modern.

Tehnologia ca infrastructură pentru creștere

Evoluția financiară a grupului reflectă această transformare:

• 56,5 milioane € în 2023
• 68 milioane € în 2024
• 90 milioane € în 2025

Desigur, această evoluție este rezultatul unei strategii mai largi: investiții în locații, branduri noi și poziționare de piață. Dar fără o infrastructură tehnologică capabilă să susțină această complexitate, scalarea ar fi fost mult mai dificilă.

Pentru Bitsoft, acest proiect confirmă un lucru esențial: tehnologia nu este doar suport operațional, ci fundația pe care se construiește creșterea controlată.